“Você chega sem nada. Você sai sem nada.” Essa é a orientação simples dada aos funcionários da Casa Branca quando eles estão de partida para explicar que a Lei de Registros Presidenciais de 1978 atribuiu ao governo americano a propriedade de todos os registros da Casa Branca. O Escritório de Gerenciamento de Registros tem a responsabilidade fundamental de assegurar a transparência — isto é, supervisionar a transferência dos registros da Casa Branca para os Arquivos Nacionais dos EUA e subsequentemente para a biblioteca do presidente.

Terry Good trabalhava para os Arquivos Nacionais e foi cedido para a Casa Branca em janeiro de 1969 como membro da equipe encarregada de iniciar a organização da biblioteca presidencial de Richard M. Nixon. Após a renúncia do presidente Nixon, Good passou a atuar para o Escritório de Gerenciamento de Registros em outubro de 1988, tornando-se seu diretor, cargo que exerceu até sua aposentadoria em julho de 2004. Ele e sua esposa, Evelyn, vivem atualmente em Ohio.

20 de janeiro, 11h55

Ufa! Finalmente.Conseguimos. Mais uma transição. Mais um esvaziamento maciço do complexo da Casa Branca. De pessoas. De papéis. De registros eletrônicos. E tudo isso antes do meio-dia.

Desabo no sofá do escritório, exausto e sonolento, depois de passar a noite toda aqui, dando apenas uns cochilos ocasionais, tendo continuado a fazer as limpezas de última hora no complexo da Casa Branca (a ala oeste, a ala leste, o Edifício do Escritório Executivo Dwight D. Eisenhower, o Novo Edifício do Escritório Executivo, além de várias outras instalações), procurando aqueles arquivos, aqueles documentos que, inevitavelmente, de alguma forma, acabaram passando despercebidos ao limpar os escritórios. Ligo a TV e assisto à cerimônia de posse no Capitólio enquanto tomo uma xícara de café frio e termino de comer uma rosquinha velha.

Mas não posso descansar por muito tempo. Preciso limpar a ala oeste mais uma vez. Em cinco minutos, a guarda avançada do novo governo presidencial deve adentrar os portões.

Apenas metade do trabalho está feito. Já fiz minhas despedidas do governo que sai, de pessoas que conheci, que aprendi a respeitar e gostar. Quatro anos ou oito anos. No retrospecto geral, parece tão pouco tempo. Mas o tempo é curto para reminiscências. A próxima fase da transição já vai começar. Devo estar preparado para dar as boas-vindas aos recém-chegados com um sorriso e a oferta de apoiá-los com a mesma dedicação e o mesmo entusiasmo que demonstrei a seus antecessores, independentemente da política partidária.

E farei isso — assim como meus auxiliares do Escritório de Gerenciamento de Registros (ORM) — porque fazemos parte do quadro de pessoal da Casa Branca que permanece de um governo para outro. Estamos entre os funcionários de “carreira” apartidários da Casa Branca que servem a “instituição e não o homem”.

Nesses poucos instantes penso sobre qual será o futuro do próximo governo e do meu escritório. Tomo a liberdade de avançar rapidamente pelo ciclo de vida dos próximos quatro ou oito anos.

Correspondência para você!

Em questão de dias, uma avalanche de correspondência despencará sobre os recém-chegados. Essa será a primeira onda. Eles ficarão sobrecarregados. Sim, eles haviam sido prevenidos, mas assim mesmo ficarão chocados com o número inacreditável de caixas de correspondência enviada pelo público em geral e que foram se acumulando por semanas desde o dia da eleição. Mesas precisarão ser colocadas nos corredores do Edifício do Escritório Executivo Dwight D. Eisenhower adjacente à Casa Branca. Com o passar do tempo descobrirão que ler 200 cartas por dia está dentro da média. Classificarão cada uma das cartas para providências futuras: resposta; envio para uma agência tomar alguma providência; ou, em alguns casos, nenhuma providência. O grande volume de correspondência recebida, contudo, permanecerá inalterado durante todo o governo.

Surpreendentemente, a tarefa de processamento não deixa de exibir certa leveza. O povo americano possui uma criatividade que não dá para acreditar. Formatos quase inimagináveis foram — e continuarão a ser — usados para se comunicar com os presidentes: latas, pedaços de madeira, abobrinhas e cocos ilustram a ampla variedade de opções.

Nós, que trabalhamos no Escritório de Gerenciamento de Registros, estaremos preparados para dar orientação sobre a forma de lidar com essa correspondência. Esse será nosso primeiro teste, nossa primeira oportunidade. Precisamos convencer o novo governo de que, uma vez lida e processada, a maior parte dessa correspondência não precisa ser guardada além de alguns meses. Se pudermos convencê-los de que essas comunicações são prescindíveis, não somente a necessidade de espaço de armazenamento será menor, mas também poderemos reduzir enormemente os desafios logísticos à nossa frente quando nos depararmos mais uma vez cara a cara com nossa maior nêmesis, a próxima transição. Sim, o planejamento para a transição começa cedo assim.

Felizmente, a torrente de e-mails, inicialmente tão avassaladora, não criará mais crises como no passado quando essa nova tecnologia atingiu a maioridade. O seu número continuará assustador, mas o processamento será perfeitamente rotineiro. A próxima onda, embora não tão grande, chegará em breve. Dentro de alguns dias, os telefones do ORM começarão a tocar com solicitações de arquivos de pessoas que escreveram dando opinião ou pedindo informações sobre determinadas políticas governamentais, as quais o novo governo ainda está começando a estudar. Nossa resposta será sempre a mesma, sempre chocante e frustrante: nossos arquivos estão vazios. Todas as informações, papéis e registros eletrônicos foram levados embora. Vocês vão ter de partir do zero. Os órgãos no âmbito do Poder Executivo do governo podem servir de ajuda. São deles as responsabilidades pelos programas e o conhecimento. Mas em pouco tempo a nova administração assumirá controle da situação, e as engrenagens do governo começarão a girar, ganhando velocidade com rapidez.

Outra onda começará a se formar nas semanas seguintes, por toda a Casa Branca. As atribuições e as responsabilidades da equipe exigirão grande volume de informações. Cada escritório será inundado de papéis, documentos e livros, de uma forma com a qual a maioria dos novos funcionários jamais havia se deparado. O influxo total de recebimentos será em escala continua, “tsunâmica”. Inicialmente tentarão lidar com a situação solicitando mais arquivos e estantes. Em semanas, todo o espaço disponível em cada escritório desaparecerá. E, o que é pior, os papéis, documentos e livros se amontoarão em pilhas cada vez maiores sobre os arquivos, nas prateleiras, nas mesas, nas cadeiras, nos sofás e, finalmente, no chão — ao ponto de até mesmo algumas vezes serem formados literalmente verdadeiros caminhos da porta até a mesa, talvez uma vez mais em tal proporção que só a ameaça de uma visita do chefe de bombeiros, como ocorreu em certa ocasião, introduzirá algum tipo de ordem e limpeza no escritório.

O desafio organizacional

Nessa altura, alguns dos funcionários administrativos se sentirão sobrecarregados e desanimados. Muitos não estarão preparados para esse desafio hercúleo, e poucos terão tido experiência anterior de trabalho em um escritório com tantas tarefas, tão sobrecarregado, tão necessitado de momentos de rápidas reviravoltas que são parte integrante da Casa Branca. Acréscimo de pessoal não será uma opção. Receoso de ser acusado de suposto “inchamento” do quadro de funcionários da Casa Branca, o novo governo deve trabalhar com uma equipe enxuta, apoiada em parte por voluntários e estagiários. Não será fácil.

Isso não será surpresa para o Escritório de Gerenciamento de Registros. Em todo governo, o desafio de organizar as informações, qualquer que seja o formato, tem sido um assunto ao qual, no início, não se dá a devida prioridade. Raramente os recém-chegados prevêem com a necessária antecedência a natureza fundamental desse componente dos negócios do governo ou o seu volume. A equipe, em razão da necessidade, deverá se concentrar nos acontecimentos nacionais e mundiais que tornam diminutas tarefas tão prosaicas como onde colocar um documento. A história se repetirá.

O Escritório de Gerenciamento de Registros, cuja existência desconheciam, logo se tornará uma dádiva dos céus. Os gerentes de registros do ORM poderão trazer um certo alívio para o acúmulo de papel dos escritórios. Em alguns casos, as sugestões incluirão métodos de arquivamento. Em outros, será uma questão de estimular os auxiliares a fazer um inventário e embalar aqueles materiais que não são de uso imediato. Esses registros guardados em caixas podem então ser transferidos para a guarda do ORM, onde os inventários passarão por leitura óptica antes de irem para a base de dados do ORM, e as caixas serão numeradas e colocadas em prateleiras — ficando disponíveis para o caso de alguma delas ter de ser devolvida em algum momento. Embora o ORM não faça menção ao assunto, isso é realmente outro elemento da primeira fase do processo “de final de governo”, ou seja, de preparar a saída da atual administração no final dos quatro ou oito anos. Os arquivos inventariados e colocados em caixas estarão prontos para serem transferidos para a Administração Nacional de Arquivos e Registros ao final do governo. Uma caixa de cada vez não representará um grande desafio em um período de quatro ou oito anos, aumentando para pelo menos 12 mil no final de quatro anos e para 20 mil após oito anos.

Igualmente importante, quem sabe até mais importante, o Escritório de Gerenciamento de Registros considera esse processo a primeira fase para se escrever a história deste governo. Documentos são testemunhas: eles falam. Documentos organizados contam histórias. Ao ponto de o ORM conseguir convencer as equipes a criar e manter os arquivos organizados, para que a história do governo possa ser melhor compreendida, mais bem escrita e melhor contada, primeiro pelo presidente ao escrever suas memórias, depois por historiadores e outros na tentativa de enfatizar e interpretar políticas e eventos selecionados.

E, assim, com o passar do tempo, o ORM aumentará sua reputação, ou porque os escritórios das equipes se sentem salvos em sua luta para não afundar na areia movediça de papel, ou porque o ORM será, de fato, capaz de atender rapidamente seus pedidos de informação ou devolver seus arquivos encaixotados e armazenados.

Volta ao ponto de partida

Com o passar das semanas, meses e anos, à medida que o governo se desenvolve e amadurece, as relações do ORM com a equipe política consequentemente se estreitarão. Os conhecidos se tornarão inevitavelmente amigos, e as partidas, não importa se durante ou ao final do governo, serão ocasiões de tristeza genuína. A analogia é forçada, mas pode-se, de alguma forma, comparar a experiência da Casa Branca com a de se estar a bordo de um navio navegando em águas traiçoeiras. Todos, lado a lado, remarão juntos para que o “navio do Estado” atravesse com segurança grande número de cataratas, canais inexplorados e turbilhões violentos para chegar ao porto. As diferenças entre os funcionários de carreira e a equipe política passarão para segundo plano. Laços serão formados.

Quando o governo entra em seu último ano, o ORM começará — de forma discreta e suave no início — a mencionar com maior frequência aos funcionários a vantagem e a necessidade de fazer o inventário dos arquivos de seus escritórios e colocá-los em caixas. A maioria das equipes terá consciência disso e se esforçará com empenho para pôr a “casa em ordem” para a posteridade, para o “seu” presidente e para eles próprios.

A situação não terá a mesma tranquilidade se o presidente fracassar em sua campanha de reeleição. Tudo se resumirá a uma questão de semanas a partir daquela primeira semana de novembro até 20 de janeiro. A Casa Branca será invadida por um clima de luto e sofrimento muito grande por meio de um velório prolongado.

Felizmente, o processo de transição, uma vez iniciado, seguirá uma trilha bastante conhecida. As diretrizes serão apresentadas para que a equipe continue a exercer suas responsabilidades enquanto se prepara para partir. Há o entendimento de que a Casa Branca, como residência, pertence ao povo americano, e tudo deveria ser feito para garantir que ela seja deixada da mesma forma que um convidado deixaria a casa de seu anfitrião, isto é, em boas condições, talvez até melhores do que quando entrou nela. Essa atitude prevalecerá na maioria dos casos.

Quanto aos registros, também serão emitidos diretrizes e prazos finais. O Escritório de Gerenciamento de Registros receberá luz verde para vistoriar todos os escritórios da Casa Branca a fim de averiguar quantas caixas terá de distribuir para a equipe encaixotar os arquivos restantes.

Os auxiliares começarão a ir embora, trazendo a baila outra questão — a propriedade dos arquivos.

Invariavelmente, alguns membros da equipe chegarão mesmo a acreditar que seus arquivos de escritório são de sua propriedade pessoal. Antes da entrada em vigor da Lei de Registros Presidenciais (PRA) de 1978, esses documentos e outros da Casa Branca eram historicamente considerados de propriedade do presidente, que podia dispor deles de acordo com seus desejos. Não é mais assim. A PRA determinou que os registros são propriedade do governo. Com exceção de certos registros “políticos”, nem o presidente nem os funcionários podem reivindicá-los, sejam originais ou cópias. Eles não podem deixar a Casa Branca a não ser para serem transferidos para os Arquivos Nacionais dos EUA e subsequentemente para a biblioteca do presidente. Estando na linha de frente dessa questão, o ORM esforça-se para explicar essa lei, sabendo por experiência que ela será geralmente recebida com frieza. A proposta de uma simples orientação é suficiente em muitos casos: “Você chega sem nada. Você sai sem nada.”

Aceleração de ritmo

No entanto, a questão de propriedade não é igual em importância à tarefa maior de colocar os registros em caixas e retirá-los do complexo. É fácil de entender por que essa missão se transforma no centro de todas as atenções. Logo após a eleição, os Arquivos Nacionais e o Departamento de Defesa virão ajudar. Haverá rápida aceleração de ritmo, atingindo um tom praticamente febril à medida que as semanas de novembro e dezembro passam.

Telefonemas começarão a chegar informando o ORM que as caixas inventariadas estão prontas para serem apanhadas. Áreas serão reservadas para empilhar as caixas em paletas, amarrando-as e finalmente embrulhando a carga toda com uma cobertura de plástico conhecida como película retrátil. Empilhadeiras as transferirão para semirreboques na entrada entre a ala oeste e o Edifício do Escritório Executivo Dwight D. Eisenhower. Uma vez carregadas, as cargas serão transportadas para locais externos. A logística será fenomenal. Infelizmente, os arquivos que serão levados para locais externos não ficarão em locais de acesso restrito. Serão ainda arquivos ativos, à disposição da equipe em caso de necessidade. Recuperar determinada caixa será um pesadelo. Isso acontecerá. E, sim, será a caixa na parte de baixo da pilha na paleta inferior no canto mais afastado da área de empilhamento.

Também de outras maneiras essa tarefa assumirá certo ar de drama do tipo “com o coração na garganta”. A base de dados eletrônica, reunindo então enorme acúmulo de informações, precisará ser baixada, duplicada e transferida, como tudo o mais, para a guarda dos Arquivos Nacionais. O processo será, como sempre, extremamente complexo. Durante semanas, os técnicos de informática dos Arquivos Nacionais trabalharão com seus pares da Casa Branca para facilitar essa tarefa gigantesca. Após a criação de uma cópia, haverá uma série aparentemente interminável de testes para que haja certeza absoluta de que cada bit e byte de todos os dados foram copiados e podem ser recuperados. Qualquer falha dessa base de dados duplicada destruiria muitos corações e carreiras; criá-la novamente implicaria a destruição de muitos orçamentos, se isso pudesse ser feito. Não há margem para erros. Haverá comemorações quando for realizada a última pergunta do teste e os resultados corresponderem perfeitamente aos da pergunta da base de dados original. Então, e só então, o centro de informática da Casa Branca poderá finalmente começar a remover todos os dados e a cuidar do apoio ao novo governo.

No entanto, mesmo essa decisão e o respectivo timing exigirão reflexão cuidadosa, pois o corte desse cordão umbilical terá sérias consequências. Sim, a partir desse ponto até o final do governo, a base de dados duplicada pode apoiar as necessidades do ORM no fornecimento de informações para a Casa Branca. Se fosse só isso o que é preciso considerar...

Infelizmente, há o outro lado da moeda. O Escritório de Gerenciamento de Registros não poderá mais incluir dados na base de dados antiga nem na nova. O registro computadorizado do governo que sai será finalizado, encerrado. Com esse ato, a natureza dos registros computadorizados desse governo mudará e se tornará uma base de dados de arquivo. De certa forma, sem o cordão umbilical, o corpo morrerá. Assim, o timing dessa cirurgia deixará o ORM com uma penosa disputa entre seu desejo de estar em condições de se preparar para o novo governo e seu desejo de entrar o maior número possível de dados para a administração que sai. A decisão não será fácil.

Entretanto, outro fator pairará sobre o campo de disputa, atraindo olhares preocupados para o termômetro e para o céu. A Mãe Natureza pode desaprovar ou aprovar esse esforço, que sempre ocorre entre novembro e fevereiro. No melhor dos casos, espera-se por temperaturas acima do congelamento. Chuva, chuva com neve ou granizo e neve não serão convidados bem-vindos: junto com condições atmosféricas de subcongelamento, elas se tornarão algo muito pior, prejudicando o movimento e o timing dos caminhões semirreboque e das empilhadeiras. Horas e dias de boas condições atmosféricas se tornarão commodities preciosas.

Isso não para por aí. Ameaçando tudo isso, há a preocupação de que no dia 19 de janeiro as várias etapas de remoção do material ainda não tenham sido concluídas e de que documentos ainda poderão ser encontrados em partes da Casa Branca. Isso tem acontecido. Geralmente, nada se moverá do seu lugar até a manhã do dia 20: nenhum caminhão, nenhuma caixa. Apenas um número restrito de pessoal pode entrar no complexo. Tudo entrará em fase “de encerramento”, em preparação para o desfile de posse ao longo da Avenida Pensilvânia. O que não foi retirado da Casa Branca simplesmente ficará lá até o dia seguinte. Por mais complicado que isso possa parecer, todo mundo entenderá e aceitará a situação. Há prioridades afinal de contas. Na verdade, não é como se algum documento não recolhido naquele momento jamais vá entrar na biblioteca presidencial. Após semanas e meses do novo governo, aparecerão arquivos esquecidos em armários, arquivos e mesas desocupadas. Desde que notificado, o ORM os transferirá para os Arquivos Nacionais para serem depositados na biblioteca presidencial adequada.

Saudação e adeus

Olhando para o relógio, agora são 12h15. Devo fazer outra visita à ala oeste do meu escritório, no Edifício do Escritório Executivo Dwight D. Eisenhower. À medida que me aproximo da porta da ala oeste, deparo-me com uma cena que ficará indelevelmente gravada na minha memória.

Várias pessoas que ficaram para trás estão acabando de deixar a entrada do subsolo da ala oeste, ao mesmo tempo que diferentes membros do novo governo se aproximam. Por um momento cada um deles faz uma pausa, não sabendo ao certo que protocolo deve ser seguido nesse encontro casual. Então, de forma hesitante, eles se apertam as mãos, com sorrisos frescos nos rostos de dois deles e sorrisos cansados nos dos outros dois.

“Olá!”

“Boa tarde.”

Mostrando-se à altura da situação, um dos que estão de partida não pode deixar o momento passar sem um leve aceno ao partidarismo, perguntando suavemente, com um sorriso: “Cuide do lugar por favor … nós voltaremos daqui a quatro anos.”

Os recém-chegados retribuirão o sorriso, e um deles responde em tom de voz compreensivo: “Tudo bem.”

E então se despedem para seguir caminhos separados. Apertos de mão, mas não socos. Nem barricadas. Nem armas de fogo.

Assim acaba um ciclo. E outro começa. É a democracia americana em ação.

As opiniões expressas neste artigo não refletem necessariamente a posição nem as políticas do governo dos EUA.